Văn bản hợp nhất số 18/VBHN-NHNN: Chế độ chứng từ kế toán ngân hàng

Tổng quan

Văn bản hợp nhất số 18/VBHN-NHNN hợp nhất Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN ngày 12/12/2005 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành Chế độ chứng từ kế toán ngân hàng (có hiệu lực từ 07/01/2006), được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 70/2025/TT-NHNN ngày 31/12/2025 (có hiệu lực từ 01/01/2026). Đây là văn bản kỹ thuật quy định về nội dung, phương pháp lập, ký, kiểm soát, luân chuyển, quản lý và sử dụng chứng từ kế toán trong hoạt động ngân hàng.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

• Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài và tổ chức không phải tổ chức tín dụng có hoạt động ngân hàng.
• Tổ chức, cá nhân (khách hàng) sử dụng chứng từ kế toán ngân hàng khi giao dịch với ngân hàng.

Hình thức và mẫu chứng từ

Chứng từ kế toán ngân hàng có thể là chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử. Mẫu chứng từ gồm hai nhóm: mẫu chung do Bộ Tài chính quy định (áp dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp hoặc doanh nghiệp), và mẫu đặc thù ngành ngân hàng (thanh toán, tín dụng, thu chi) do Ngân hàng Nhà nước quy định.

Nội dung bắt buộc của chứng từ

Mỗi chứng từ phải có: tên và số hiệu; ngày, tháng, năm lập; tên, địa chỉ, số CMND/hộ chiếu, số tài khoản của người trả tiền và ngân hàng phục vụ; thông tin tương tự của người thụ hưởng; nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính; số lượng, đơn giá, số tiền (chứng từ thu chi phải ghi cả bằng số và bằng chữ); chữ ký của người lập, người duyệt và các bên liên quan. Chứng từ liên quan xuất/nhập quỹ hoặc thanh toán chuyển khoản giữa các ngân hàng bắt buộc có chữ ký kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) và thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền).

Chứng từ điện tử

Chứng từ điện tử phải có đủ nội dung như chứng từ giấy và được mã hóa để bảo đảm an toàn dữ liệu trong quá trình sử dụng, truyền tin, lưu trữ. Ngân hàng và khách hàng sử dụng chứng từ điện tử phải đáp ứng điều kiện về hạ tầng kỹ thuật, đăng ký chữ ký điện tử và áp dụng các biện pháp bảo mật, chống giả mạo, đánh cắp dữ liệu. Khi chuyển đổi giữa chứng từ điện tử và chứng từ giấy, bản gốc dùng làm căn cứ chuyển đổi phải ghi ký hiệu «ĐCH» (đã chuyển hóa) và chỉ còn giá trị lưu trữ, không còn hiệu lực giao dịch.

Lập, ký và kiểm soát chứng từ

• Mỗi nghiệp vụ chỉ được lập chứng từ một lần; chứng từ giấy phải viết bằng bút mực, không tẩy xóa, không viết tắt; chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán hoặc ghi sổ kế toán.
• Chữ ký phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền thực hiện, đúng mẫu đã đăng ký tại ngân hàng; chữ ký điện tử phải khớp với chữ ký đã được ngân hàng cấp.
• Với khách hàng là tổ chức bắt buộc bố trí kế toán trưởng: chứng từ phải có đủ chữ ký chủ tài khoản, kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) và dấu đơn vị.
• Trước khi hạch toán, mọi chứng từ phải được kiểm soát về tính rõ ràng, hợp pháp, hợp lệ, độ chính xác của số liệu, và sự khớp đúng giữa chữ ký, con dấu với mẫu đã đăng ký. Chứng từ điện tử còn phải kiểm soát mã nhận biết, mật mã, tên tập tin trước khi kiểm tra nội dung nghiệp vụ.

Luân chuyển, in ấn, lưu trữ

• Chứng từ nhận trong giờ giao dịch phải được xử lý, hạch toán trong ngày (trừ sự cố kỹ thuật hoặc lý do khách quan).
• Chứng từ nộp tiền mặt: ngân hàng phải thu đủ tiền trước khi ghi sổ; chứng từ lĩnh tiền mặt: ghi sổ trước, chi trả sau.
• Mẫu chứng từ đặc thù ngành ngân hàng thuộc danh mục bắt buộc phải đăng ký với Ngân hàng Nhà nước trước khi phát hành; chứng từ chưa đăng ký mẫu bị coi là không hợp lệ và không được chấp nhận khi thanh toán.
• Chứng từ sau khi ghi sổ được lưu tại bộ phận kế toán không quá 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, sau đó chuyển vào kho lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán.

Chứng từ sao chụp, cung cấp cho cơ quan thẩm quyền, xử lý mất mát

Chứng từ sao chụp chỉ được lập trong các trường hợp cụ thể (phục vụ nhà tài trợ nước ngoài theo cam kết, bị cơ quan có thẩm quyền tạm giữ/tịch thu, bị mất hoặc hủy hoại do thiên tai, hỏa hoạn) và phải có chữ ký, dấu xác nhận hợp lệ. Việc cung cấp chứng từ cho cơ quan điều tra, thanh tra phải theo đúng trình tự pháp luật, có sự chứng kiến của trưởng kế toán hoặc người được ủy quyền; chỉ cơ quan có thẩm quyền mới được tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ và phải lập biên bản. Trường hợp mất séc trắng, ngân hàng phải báo công an địa phương về xêri, số lượng séc và thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng để vô hiệu hóa các tờ séc bị mất.

Sửa đổi theo Thông tư số 70/2025/TT-NHNN

Thông tư 70/2025/TT-NHNN (hiệu lực từ 01/01/2026) cập nhật căn cứ pháp lý ban hành của Chế độ theo các luật hiện hành: Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam số 46/2010/QH12, Luật Các tổ chức tín dụng số 32/2024/QH15 (sửa đổi bởi Luật số 96/2025/QH15), Luật Kế toán số 88/2015/QH13 (sửa đổi bởi Luật số 56/2024/QH15), Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15. Thông tư cũng sửa đổi Điều 8 của Chế độ, bổ sung quy định chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử hoặc hình thức xác nhận khác bằng phương tiện điện tử theo pháp luật hiện hành.

Ý nghĩa đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp và cá nhân giao dịch với ngân hàng (nộp/rút tiền mặt, chuyển khoản, phát hành séc, ủy nhiệm chi) cần đảm bảo chứng từ giao dịch có đủ chữ ký hợp lệ, đúng mẫu đã đăng ký tại ngân hàng nơi mở tài khoản - đặc biệt doanh nghiệp bắt buộc có kế toán trưởng phải có đủ chữ ký chủ tài khoản, kế toán trưởng và dấu đơn vị. Sai sót về chữ ký, mẫu dấu hoặc chứng từ bị tẩy xóa có thể khiến ngân hàng từ chối xử lý giao dịch, gây chậm trễ thanh toán.