Từ ngày 1/7/2026, Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử quốc gia chính thức vận hành, và mọi hợp đồng lao động điện tử ký kết từ thời điểm này đều được cấp một Mã hợp đồng thông qua nền tảng. Đây là mảnh ghép cuối cùng của khung pháp lý bắt đầu từ Nghị định 337/2025/ND-CP và được quy định chi tiết vận hành tại Thông tư 08/2026/TT-BNV. Hợp đồng lao động giấy vẫn được phép sử dụng, nên vấn đề đặt ra với hầu hết doanh nghiệp không phải là hợp đồng điện tử có hợp lệ hay không, mà là quy trình nhân sự, ký kết, lựa chọn nhà cung cấp và quản trị dữ liệu của họ có phù hợp với mô hình vận hành mới hay không. Việc ký kết một hợp đồng lao động điện tử gồm ba lớp riêng biệt: định danh điện tử của cả hai bên, ký số và xác thực qua hệ thống hợp đồng điện tử (eContract) đạt chuẩn, và nộp dữ liệu lên nền tảng quốc gia trong vòng 24 giờ kể từ chữ ký cuối cùng, sau đó nền tảng có thêm 24 giờ để cấp Mã hợp đồng. Theo Điều 7 Nghị định 337, hợp đồng có hiệu lực khi bên ký sau cùng hoàn tất chữ ký số và nhà cung cấp hoàn tất xác thực, không phụ thuộc vào thời điểm Mã hợp đồng được cấp. Người lao động vì vậy không cần chờ Mã hợp đồng mới được bắt đầu làm việc, nếu hợp đồng đã có hiệu lực và các bên không thỏa thuận ngày bắt đầu khác. Khung pháp lý cũng mở cơ chế chuyển tiếp cho hợp đồng ký trước 1/7/2026 để được cấp Mã hợp đồng loại C, và cho phép chuyển đổi hợp đồng giấy sang điện tử (Mã loại B) nếu đáp ứng điều kiện của Luật Giao dịch điện tử và Nghị định 337. Dữ liệu người lao động chuyển qua nền tảng - gồm địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh, vị trí công việc và toàn bộ thông tin lương thưởng - chịu sự điều chỉnh của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/ND-CP, đòi hỏi doanh nghiệp rà soát vai trò kiểm soát dữ liệu, thời hạn lưu trữ (10 năm theo Thông tư 08 đối với dữ liệu hợp đồng trên nền tảng) và quy trình xử lý sự cố với nhà cung cấp.
Hợp đồng lao động điện tử không phải là khái niệm mới tại Việt Nam. Nghị định 337/2025/ND-CP, ký ngày 24/12/2025 và có hiệu lực từ 1/1/2026, đã xác lập cơ sở pháp lý để giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử. Thông tư 08/2026/TT-BNV ngày 15/5/2026 bổ sung lớp vận hành có hiệu lực từ 1/7/2026, bao gồm Nền tảng quốc gia, Mã hợp đồng, quy trình nộp hồ sơ và cơ chế kết nối cho các nhà cung cấp dịch vụ eContract.
Sự khác biệt giữa hai mốc thời gian này rất quan trọng: năng lực pháp lý để giao kết hợp đồng điện tử không bắt đầu từ năm nay, mà điều bắt đầu từ 1/7/2026 là mô hình định danh và dữ liệu tập trung được xây dựng xung quanh nó. Khung pháp lý khuyến khích sử dụng hợp đồng điện tử chứ không bắt buộc doanh nghiệp từ bỏ hợp đồng giấy. Khi doanh nghiệp lựa chọn hình thức điện tử, hợp đồng chịu sự điều chỉnh đồng thời của Bộ luật Lao động, quy định về giao dịch điện tử và bảo vệ dữ liệu cá nhân, cùng các quy định riêng của Nghị định 337 và Thông tư 08.
Một hiểu lầm phổ biến là coi định danh điện tử, ký số và đăng ký trên nền tảng là một bước kỹ thuật duy nhất. Theo Nghị định 337 và Thông tư 08, đây là ba lớp riêng biệt, và một khoảng trống ở bất kỳ lớp nào cũng có thể khiến hợp đồng nằm ngoài khung pháp lý dù hai lớp còn lại đã đúng quy định.
Việc có quyền truy cập nền tảng (qua tài khoản VNeID) nằm ngoài ba lớp trên và dễ bị nhầm lẫn với lớp định danh - có tài khoản mở được nền tảng không đồng nghĩa đã đáp ứng điều kiện giao kết hợp đồng. Việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa then chốt: nhà cung cấp vận hành hệ thống eContract, giữ giấy phép dịch vụ tin cậy để xác thực thông điệp dữ liệu, và chịu trách nhiệm nộp hồ sơ trong 24 giờ. Một nhà cung cấp chữ ký điện tử thông thường chưa chắc đáp ứng điều kiện áp dụng cho hợp đồng lao động; Bộ Nội vụ công bố danh sách các nhà cung cấp đã kết nối.
Theo Điều 7 Nghị định 337, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực khi bên ký sau cùng hoàn tất quy trình ký số, nhãn thời gian được gắn vào chữ ký số của các bên và nhà cung cấp eContract hoàn tất xác thực thông điệp dữ liệu, trừ khi các bên thỏa thuận khác. Thông tư 08 nêu rõ việc cấp Mã hợp đồng sau đó không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung thỏa thuận hay ngày có hiệu lực của hợp đồng.
Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc tiếp nhận nhân sự mới: người lao động không cần chờ Mã hợp đồng mới được bắt đầu làm việc, miễn là hợp đồng đã có hiệu lực và các bên không thỏa thuận ngày bắt đầu khác. Coi Mã hợp đồng là điều kiện để bắt đầu làm việc sẽ làm chậm trễ không cần thiết; coi đó là bằng chứng hợp đồng hợp lệ cũng là hiểu sai - Mã hợp đồng chỉ xác nhận hồ sơ đã qua kiểm tra của nền tảng.
Mỗi hợp đồng được cấp một Mã hợp đồng gồm một chữ cái và 12 chữ số. Chữ cái thể hiện con đường hợp đồng đi vào hệ thống:
Mã hợp đồng chỉ được cấp một lần và gắn với hợp đồng trong suốt vòng đời của nó, kể cả khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt.
Thông tư 08 mở cơ chế chuyển tiếp cho phép hợp đồng lao động điện tử giao kết trước 1/7/2026 được cấp Mã hợp đồng loại C. Doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà cung cấp rà soát các hợp đồng này và bổ sung chữ ký số, nhãn thời gian, xác thực nếu cần trước khi nộp hồ sơ. Đây là hoạt động rà soát, không phải chương trình ký lại tự động, và việc chưa có Mã hợp đồng không tự động làm hợp đồng trước tháng 7 vô hiệu.
Hợp đồng giấy có lộ trình riêng: một hợp đồng giấy hiện có có thể được chuyển đổi sang hình thức điện tử nếu việc chuyển đổi đáp ứng Luật Giao dịch điện tử và Nghị định 337, với người có thẩm quyền của doanh nghiệp ký số bản chuyển đổi để xác nhận khớp với bản gốc. Khi đáp ứng đủ điều kiện, bản chuyển đổi có giá trị pháp lý như bản gốc và được cấp Mã hợp đồng loại B.
Danh mục dữ liệu trên nền tảng vượt xa tên và chức danh, bao gồm địa chỉ nhà, số điện thoại, ngày sinh, giới tính, email, vị trí công việc và toàn bộ thông tin lương thưởng, phụ cấp, phương thức thanh toán. Khối lượng dữ liệu này khi đi qua nhà cung cấp đến nền tảng trung ương chịu sự điều chỉnh của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định số 356/2025/ND-CP, cả hai đều có hiệu lực từ 1/1/2026.
Trong hầu hết các trường hợp, doanh nghiệp là bên xác định mục đích và phương thức xử lý dữ liệu người lao động, do đó đóng vai trò bên kiểm soát dữ liệu cá nhân. Vai trò của nhà cung cấp phụ thuộc vào sự phân định thực tế trong hợp đồng dịch vụ, cần được thỏa thuận rõ chứ không nên mặc định. Những điểm doanh nghiệp cần lưu ý gồm: thông báo quyền riêng tư cho người lao động, phân định vai trò bảo vệ dữ liệu giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, quy trình lưu trữ - xuất dữ liệu - di chuyển - kiểm toán, quy trình khi thay đổi nhà cung cấp, và quy trình ứng phó sự cố rò rỉ dữ liệu.
Về thời hạn lưu trữ, hai quy định có xu hướng khác nhau: Thông tư 08 quy định lưu trữ 10 năm kể từ khi chấm dứt hợp đồng lao động đối với dữ liệu hợp đồng, phụ lục và tài liệu liên quan trên nền tảng, tính từ hợp đồng cuối cùng nếu các bên ký nhiều hợp đồng kế tiếp theo Điều 20 Bộ luật Lao động. Trong khi đó, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân nhìn chung yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân người lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt, trừ khi có thời hạn khác theo luật hoặc thỏa thuận. Vì vậy hồ sơ eContract theo luật định tách biệt với phần còn lại của hồ sơ nhân sự, và áp dụng quy tắc 10 năm cho toàn bộ hồ sơ nhân sự sẽ vượt quá phạm vi của cả hai văn bản.
Ba việc cần ưu tiên trước tiên: xác nhận nhà cung cấp hiện tại đã được cấp phép và kết nối, xác định ai giữ thẩm quyền ký và thông tin xác thực để thực hiện quyền đó, và đối chiếu dữ liệu người lao động trong hệ thống nhân sự với dữ liệu gửi lên nền tảng. Tiếp theo là phân công theo dõi Mã hợp đồng và rà soát các hợp đồng trước tháng 7 còn thiếu sót. Khi chưa rõ về vai trò bảo vệ dữ liệu hoặc hợp đồng cũ, nên tham vấn chuyên gia am hiểu cả luật lao động và luật bảo vệ dữ liệu trước đợt tuyển dụng tiếp theo.
