Bài viết tổng hợp các quy định mới áp dụng cho lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam trong năm 2026, bao gồm visa, giấy phép lao động, hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Nghị định 219/2025/ND-CP (hiệu lực từ 7/8/2025) thay thế Nghị định 152/2020/ND-CP, quy định lại các vị trí công việc được phép (giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật), quy trình cấp và gia hạn giấy phép lao động (tối đa 2 năm, gia hạn một lần), cũng như các trường hợp được miễn giấy phép lao động như chuyển nhượng nội bộ doanh nghiệp, chủ sở hữu góp vốn đạt ngưỡng vốn quy định, hoặc làm việc dưới 90 ngày/năm. Về bảo hiểm xã hội, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025/ND-CP (hiệu lực từ 1/7/2025) tiếp tục yêu cầu đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho lao động nước ngoài có hợp đồng lao động từ 12 tháng trở lên (trừ các trường hợp miễn trừ), với mức đóng 8% (người lao động) và 17% (người sử dụng lao động) cho quỹ hưu trí - tử tuất, cộng thêm bảo hiểm tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp; lao động nước ngoài không tham gia bảo hiểm thất nghiệp. Về thuế TNCN, Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 có hiệu lực từ 1/7/2026 áp dụng biểu thuế lũy tiến 5 bậc cho thu nhập từ tiền lương của cá nhân cư trú, mức giảm trừ gia cảnh mới (15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân, 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc), trong khi cá nhân không cư trú chịu thuế suất 20% trên thu nhập phát sinh tại Việt Nam. Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài cần rà soát lại quy trình xác định cư trú thuế, đăng ký mã số thuế, khấu trừ và quyết toán thuế, cũng như khả năng áp dụng hiệp định tránh đánh thuế hai lần.
Lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải tuân thủ đồng thời các quy định về visa, giấy phép lao động, hợp đồng lao động, thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và bảo hiểm xã hội. Năm 2026 chứng kiến hàng loạt văn bản mới có hiệu lực, buộc doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài phải cập nhật quy trình tuân thủ.
Nghị định số 219/2025/ND-CP, có hiệu lực từ ngày 7/8/2025, thay thế Nghị định 152/2020/ND-CP, là văn bản chính điều chỉnh lao động nước ngoài. Các vị trí được công nhận gồm giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật. Người sử dụng lao động thường nộp hồ sơ xin cấp phép trong khoảng từ 60 ngày đến 10 ngày trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc; cơ quan có thẩm quyền thường có 10 ngày làm việc để xem xét. Giấy phép có thời hạn tối đa 2 năm và có thể gia hạn một lần thêm tối đa 2 năm.
Các trường hợp được miễn giấy phép lao động bao gồm: chủ sở hữu góp vốn đạt ngưỡng vốn quy định, luật sư nước ngoài hành nghề tại Việt Nam, người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam, lao động chuyển nhượng nội bộ doanh nghiệp đáp ứng điều kiện (đã làm việc tối thiểu 12 tháng liên tục tại doanh nghiệp nước ngoài trước khi chuyển sang), và các vị trí quản lý, chuyên gia, kỹ thuật viên làm việc không quá 90 ngày/năm.
Visa, giấy phép lao động và thẻ tạm trú phục vụ các mục đích pháp lý khác nhau và không thể thay thế nhau. Từ 15/8/2025, công dân của 24 quốc gia được miễn thị thực nhập cảnh tối đa 45 ngày, nhưng việc miễn visa không đồng nghĩa với việc được phép làm việc. Nghị định 221/2025/ND-CP còn giới thiệu thẻ miễn thị thực nhập cảnh nhiều lần có giá trị tối đa 5 năm dành cho nhà đầu tư, chuyên gia, nhà khoa học được cơ quan có thẩm quyền Việt Nam bảo trợ.
Hợp đồng lao động với người nước ngoài không được vượt quá thời hạn giấy phép lao động, do đó trên thực tế thường là hợp đồng xác định thời hạn (tối đa 36 tháng). Hợp đồng cần quy định rõ chức danh, nơi làm việc, thời hạn, lương và phụ cấp, thời giờ làm việc - nghỉ ngơi, bảo hiểm, an toàn lao động và điều khoản chấm dứt. Việt Nam cũng đã ban hành khung pháp lý cho hợp đồng lao động điện tử.
Nghị định 293/2025/ND-CP tăng lương tối thiểu vùng trung bình 7,2% từ 1/1/2026. Người lao động làm việc trong điều kiện bình thường được nghỉ phép năm tối thiểu 12 ngày, tăng thêm 1 ngày sau mỗi 5 năm làm việc. Việt Nam hiện có 12 ngày nghỉ lễ, tết hưởng lương (kể cả Ngày Văn hóa Việt Nam 24/11 mới được bổ sung năm 2026); lao động nước ngoài còn được nghỉ thêm 1 ngày lễ truyền thống và 1 ngày quốc khánh của nước mình.
Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025/ND-CP (hiệu lực từ 1/7/2025) quy định lao động nước ngoài có hợp đồng lao động từ 12 tháng trở lên phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, trừ các trường hợp là lao động chuyển nhượng nội bộ, đã đến tuổi nghỉ hưu khi ký hợp đồng, hoặc thuộc diện loại trừ theo điều ước quốc tế. Mức đóng: người lao động 8% (vào quỹ hưu trí - tử tuất), người sử dụng lao động 17% (ốm đau, thai sản, hưu trí - tử tuất) cộng thêm khoảng 0,5% bảo hiểm tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp. Lao động nước ngoài hiện chưa thuộc diện tham gia bảo hiểm thất nghiệp, do đó doanh nghiệp không được khấu trừ khoản này từ lương.
Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 có hiệu lực từ 1/7/2026, áp dụng cho thu nhập từ tiền lương của cá nhân cư trú từ năm tính thuế 2026. Cá nhân được coi là cư trú thuế nếu có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong năm dương lịch hoặc 12 tháng liên tục kể từ ngày đến, hoặc có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam mà không xác định được cư trú thuế ở nước khác. Cá nhân cư trú chịu thuế trên thu nhập toàn cầu theo biểu lũy tiến 5 bậc; cá nhân không cư trú chịu thuế suất cố định 20% trên thu nhập phát sinh tại Việt Nam, không được hưởng giảm trừ gia cảnh.
Mức giảm trừ gia cảnh mới: 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân người nộp thuế và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc đã đăng ký. Luật mới cũng có chính sách ưu đãi thuế cho một số chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ cao, chuyển đổi số, cần được đánh giá cụ thể theo từng trường hợp.
Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài có trách nhiệm đăng ký thuế, khấu trừ, kê khai, nộp thuế và hỗ trợ quyết toán thuế TNCN hàng năm cho người lao động, trừ khi người lao động tự quyết toán (ví dụ có nhiều nguồn thu nhập, thu nhập từ nước ngoài, hoặc kết thúc nhiệm kỳ tại Việt Nam).
Việt Nam có mạng lưới hiệp định tránh đánh thuế hai lần rộng, nhưng việc miễn thuế không tự động áp dụng. Thu nhập từ công việc thực hiện tại Việt Nam chỉ được miễn thuế tại Việt Nam nếu đồng thời: người lao động có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong kỳ liên quan; tiền lương do người sử dụng lao động không cư trú tại Việt Nam chi trả; và khoản chi trả này không do cơ sở thường trú của người sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam gánh chịu.
Nhà đầu tư nước ngoài có thể thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam nhưng quyền sở hữu doanh nghiệp không đương nhiên cho phép làm việc không giới hạn. Cần xem xét điều kiện tiếp cận thị trường, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC), Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC), vốn tối thiểu, giấy phép ngành nghề có điều kiện và tình trạng xuất nhập cảnh - lao động của chính nhà đầu tư. Luật Đầu tư số 143/2025/QH15 có hiệu lực từ 1/3/2026 cập nhật khung pháp lý đầu tư.
Trước khi bắt đầu: xác định vị trí và hình thức làm việc, loại visa phù hợp, hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài, đánh giá cư trú thuế, soạn hợp đồng lao động, thống nhất lương gross/net.
Trong quá trình làm việc: theo dõi hiệu lực hộ chiếu - visa - giấy phép lao động - thẻ tạm trú, khấu trừ và nộp thuế TNCN, đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, gia hạn giấy tờ trước khi hết hạn.
Khi kết thúc nhiệm kỳ: hoàn tất quyết toán thuế TNCN, thanh toán lương và phúc lợi, xử lý quyền lợi bảo hiểm xã hội, thu hồi hoặc trả lại giấy tờ theo quy định, lưu trữ hồ sơ tuân thủ.
