Văn bản hợp nhất số 23/VBHN-BCT: Biểu mẫu thực hiện quy định về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Tổng quan văn bản

Văn bản hợp nhất số 23/VBHN-BCT do Thứ trưởng Nguyễn Sinh Nhật Tân ký xác thực ngày 30/3/2026, hợp nhất:

• Thông tư số 11/2016/TT-BCT ngày 05/7/2016 (hiệu lực từ 20/8/2016) - văn bản gốc
• Thông tư số 03/2024/TT-BCT ngày 30/01/2024 (hiệu lực từ 18/3/2024) - sửa đổi lần 1
• Thông tư số 38/2025/TT-BCT ngày 19/6/2025 (hiệu lực từ 01/7/2025) - sửa đổi lần 2, phân cấp thủ tục hành chính
• Thông tư số 15/2026/TT-BCT ngày 25/3/2026 (hiệu lực từ 10/4/2026) - sửa đổi lần 3

Cả bốn văn bản đều quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 của Chính phủ về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Điều 1 - 14 mẫu biểu ban hành

Văn bản ban hành 14 mẫu biểu, chia thành 4 nhóm:

Nhóm đơn đề nghị (8 mẫu):

• MĐ-1: Đơn đề nghị cấp/cấp lại Giấy phép Văn phòng đại diện (cấp lại theo khoản 1 Điều 18 NĐ 07/2016)
• MĐ-2: Đơn đề nghị cấp lại Giấy phép Văn phòng đại diện (cấp lại theo khoản 2 Điều 18 NĐ 07/2016)
• MĐ-3: Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép Văn phòng đại diện
• MĐ-4: Đơn đề nghị gia hạn Giấy phép Văn phòng đại diện
• MĐ-5: Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh
• MĐ-6: Đơn đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Chi nhánh
• MĐ-7: Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Chi nhánh
• MĐ-8: Đơn đề nghị gia hạn Giấy phép thành lập Chi nhánh

Nhóm giấy phép (2 mẫu): GP-1 (Văn phòng đại diện), GP-2 (Chi nhánh)

Nhóm thông báo chấm dứt hoạt động (1 mẫu): TB-1

Nhóm báo cáo (4 mẫu): BC-1 (báo cáo hoạt động VPĐD), BC-2 (báo cáo hoạt động Chi nhánh), BC-3 (báo cáo định kỳ hằng năm của cơ quan cấp phép), BC-4 (báo cáo tình hình cấp/cấp lại/điều chỉnh/gia hạn/thu hồi Giấy phép Chi nhánh do UBND cấp tỉnh gửi Bộ Công Thương - mẫu mới bổ sung từ 01/7/2025)

Điều 2 - Mã số tỉnh, thành

Mã số các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ghi trên Giấy phép thực hiện theo danh mục và mã số đơn vị hành chính hiện hành tại thời điểm cấp phép (điều này đã qua 2 lần sửa đổi để phù hợp với các đợt sắp xếp lại đơn vị hành chính).

Điều 3 - Hình thức Giấy phép

Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh in trên khổ giấy A4; cách ghi nội dung theo Bảng 2 của Phụ lục (đã được thay thế bởi Phụ lục 2 của Thông tư 15/2026/TT-BCT, hiệu lực từ 10/4/2026).

Điều 4 - Tổ chức thực hiện: Điểm phân cấp quan trọng

Kể từ 01/7/2025:

1. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là đầu mối tiếp nhận, xử lý hồ sơ cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn Giấy phép Chi nhánh và xử lý chấm dứt hoạt động Chi nhánh (trước đây Bộ Công Thương trực tiếp thụ lý theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP). Cụm từ «Bộ Công Thương» tại các mẫu đơn liên quan Chi nhánh (MĐ-5, MĐ-6, MĐ-7) đã được thay bằng «Ủy ban nhân dân tỉnh».
2. Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số (Bộ Công Thương) quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu Văn phòng đại diện, Chi nhánh trên Cổng thông tin điện tử www.moit.gov.vn.
3. Cơ quan cấp phép phải cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu trong 15 ngày kể từ ngày cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi giấy phép hoặc chấm dứt hoạt động.
4. Cơ quan cấp phép cập nhật thông tin xử phạt vi phạm hành chính (nếu có) ngay sau khi có quyết định xử phạt.
5. Trước ngày 28/2 hằng năm, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh báo cáo Bộ Công Thương tình hình cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép Chi nhánh tại địa phương.

Điều 5 - Hiệu lực thi hành và điều khoản chuyển tiếp

• Thông tư gốc (11/2016/TT-BCT): hiệu lực từ 20/8/2016, thay thế Thông tư số 11/2006/TT-BTM.
• Thông tư 03/2024/TT-BCT: hiệu lực từ 18/3/2024.
• Thông tư 38/2025/TT-BCT: hiệu lực từ 01/7/2025; đồng thời bãi bỏ hàng loạt quy định tại các Thông tư khác (23/2024/TT-BCT, 40/2018/TT-BCT, 36/2019/TT-BCT, 11/2015/TT-BCT, 57/2018/TT-BCT, 43/2023/TT-BCT, 02/2025/TT-BCT, 47/2014/TT-BCT, 59/2015/TT-BCT, 07/2019/TT-BCT, 12/2018/TT-BCT) trong các lĩnh vực khác thuộc Bộ Công Thương quản lý, không liên quan trực tiếp đến Văn phòng đại diện/Chi nhánh.
• Thông tư 15/2026/TT-BCT: hiệu lực từ 10/4/2026; thay thế một số biểu mẫu tại Phụ lục I của Thông tư 38/2025/TT-BCT và Bảng 2 hướng dẫn ghi Giấy phép.

Điều khoản chuyển tiếp: Giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản phê duyệt/chấp thuận đã cấp trước ngày các Thông tư có hiệu lực tiếp tục có giá trị đến hết thời hạn ghi trên giấy phép. Hồ sơ đã được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận đầy đủ trước ngày Thông tư có hiệu lực tiếp tục được xử lý theo quy định tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

Phụ lục

Kèm theo văn bản là 14 mẫu biểu chi tiết (mẫu đơn, mẫu giấy phép, mẫu báo cáo, mẫu thông báo) và Bảng 2 hướng dẫn cách ghi nội dung Giấy phép - doanh nghiệp cần tải và sử dụng đúng mẫu khi nộp hồ sơ.