Thanh toán chi phí thuê xe trên 5 triệu đồng qua tài khoản cá nhân của tài xế: Điều kiện khấu trừ VAT đầu vào theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP
Bài giải thích của RegHub - New MarketerCập nhật lần cuối:
Dựa trên:Nghị định số 181/2025/NĐ-CP, điểm i khoản 2 Điều 26 - Bộ Tài chính
Bài giải thích này do AI tạo và được kiểm tra tự động bằng AI, chưa qua chuyên gia thẩm định. Đây không phải tư vấn pháp lý, thuế hay kế toán và có thể có sai sót. Vui lòng đối chiếu với văn bản chính thức trước khi áp dụng.
Theo điểm i khoản 2 Điều 26 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP, trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh được ủy quyền cho cá nhân là người lao động của cơ sở kinh doanh thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ, sau đó cơ sở kinh doanh thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức không dùng tiền mặt, thì được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (VAT) đầu vào. Bộ Tài chính hướng dẫn độc giả nghiên cứu quy định tại điểm i khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP để xác định tính hợp lệ của phương thức thanh toán thông qua tài khoản cá nhân tài xế, với điều kiện việc ủy quyền thanh toán phải phù hợp với quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp và việc hoàn trả cho người lao động cũng phải bằng phương thức không dùng tiền mặt. Đây là hướng dẫn quan trọng cho doanh nghiệp khi phát sinh chi phí tại dự án và cần thanh toán qua nhân viên được ủy quyền thay vì chuyển khoản trực tiếp cho bên cung cấp dịch vụ.
Thanh toán qua tài khoản cá nhân của người lao động: Điều kiện khấu trừ VAT
Tình huống được giải đáp
Doanh nghiệp ủy quyền cho nhân viên chi hộ khoản thuê xe trong ngày trên 5 triệu đồng (tổng 2 hóa đơn) tại dự án, nhưng thanh toán thẳng vào tài khoản cá nhân của tài xế, không phải tài khoản công ty bên bán.
Quy định áp dụng
Điểm i khoản 2 Điều 26 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP:
Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế VAT được ủy quyền cho cá nhân là người lao động của cơ sở kinh doanh thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của cơ sở kinh doanh, sau đó cơ sở kinh doanh thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức không dùng tiền mặt thì được khấu trừ thuế VAT đầu vào.
Điều kiện để được khấu trừ VAT
- Việc ủy quyền thanh toán cho người lao động phải có căn cứ trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
- Người lao động thực hiện thanh toán bằng phương thức không dùng tiền mặt (chuyển khoản).
- Doanh nghiệp hoàn trả lại cho người lao động bằng phương thức không dùng tiền mặt.
Lưu ý thực tiễn
- Doanh nghiệp cần ban hành và duy trì quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ có ghi rõ cơ chế chi hộ.
- Cả hai giao dịch (thanh toán cho tài xế và hoàn trả cho nhân viên) đều phải là chuyển khoản, không dùng tiền mặt.
- Việc thanh toán vào tài khoản tài xế (cá nhân người cung cấp dịch vụ) thay vì tài khoản công ty bên bán có thể ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hóa đơn - cần kiểm tra kỹ điều kiện về hóa đơn hợp lệ.