Cơ quan thuế Việt Nam đã ban hành Công văn 4937/CT-NVT, hướng dẫn cụ thể quy trình đăng ký thuế đối với chi nhánh và văn phòng đại diện của công ty nước ngoài hoạt động tại Việt Nam. Hướng dẫn này triển khai Nghị định số 252/2026/NĐ-CP và Thông tư số 90/2026/TT-BTC, chuẩn hóa toàn bộ vòng đời đăng ký thuế, bao gồm đăng ký thuế lần đầu, thay đổi thông tin đăng ký, chuyển địa điểm sang cơ quan thuế khác quản lý, tạm ngừng và hoạt động trở lại, chấm dứt hiệu lực mã số thuế và khôi phục mã số thuế. Thay đổi đáng chú ý nhất là yêu cầu công bố thông tin bắt buộc mới: chi nhánh và văn phòng đại diện phải kê khai thông tin về chủ sở hữu hợp pháp và chủ sở hữu hưởng lợi của công ty mẹ ở nước ngoài, sử dụng Mẫu BK07-ĐKT. Quy định này áp dụng ngay đối với hồ sơ đăng ký mới, và áp dụng đối với chi nhánh, văn phòng đại diện đã được cấp mã số thuế trước ngày 1/7/2026 khi thực hiện thay đổi, bổ sung thông tin đăng ký thuế lần tiếp theo. Doanh nghiệp phải cập nhật thông tin sở hữu khi có thay đổi, lưu giữ hồ sơ chứng minh tối thiểu 5 năm, và cung cấp hồ sơ kịp thời khi cơ quan thuế yêu cầu. Phần lớn hồ sơ đăng ký và thay đổi phải nộp trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi phát sinh sự kiện liên quan, còn thông báo tạm ngừng hoạt động phải nộp trước ít nhất 1 ngày làm việc, chủ yếu qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Ứng dụng Định danh điện tử quốc gia. Từ tháng 7/2026, cơ quan thuế sẽ giám sát hàng tháng việc nộp Mẫu BK07-ĐKT trên toàn quốc. Các công ty nước ngoài có chi nhánh hoặc văn phòng đại diện tại Việt Nam nên rà soát ngay hồ sơ đăng ký thuế, chuẩn bị đầy đủ thông tin sở hữu theo yêu cầu, và phối hợp với trụ sở chính ở nước ngoài để tránh chậm trễ hoặc bị xử phạt hành chính trong lần kê khai tiếp theo.
Cơ quan thuế Việt Nam đã ban hành Công văn 4937/CT-NVT ('CV 4937'), hướng dẫn cụ thể quy trình đăng ký thuế đối với chi nhánh và văn phòng đại diện của công ty nước ngoài hoạt động tại Việt Nam. Hướng dẫn này triển khai Nghị định số 252/2026/NĐ-CP và Thông tư số 90/2026/TT-BTC, đưa ra quy trình đăng ký được chuẩn hóa đồng thời mở rộng nghĩa vụ công bố thông tin liên quan đến chủ sở hữu hợp pháp và chủ sở hữu hưởng lợi.
Đối với các công ty nước ngoài, những thay đổi này không chỉ dừng ở khía cạnh thủ tục hành chính. Chúng củng cố cách tiếp cận quản lý người nộp thuế theo rủi ro của cơ quan thuế, thông qua việc tăng tính minh bạch về cơ cấu sở hữu và nâng cao chất lượng thông tin người nộp thuế phục vụ công tác giám sát liên tục.
Chi nhánh và văn phòng đại diện đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế phải tuân thủ quy trình cập nhật bao trùm toàn bộ vòng đời đăng ký thuế, bao gồm:
Phần lớn hồ sơ đăng ký và thay đổi phải được nộp trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi phát sinh sự kiện liên quan, trong khi thông báo tạm ngừng hoạt động thường phải nộp chậm nhất 1 ngày làm việc trước khi việc tạm ngừng có hiệu lực. Phương thức nộp mặc định là nộp điện tử qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, Ứng dụng Định danh điện tử quốc gia, hoặc hệ thống quản lý thuế.
Một trong những thay đổi đáng chú ý nhất là việc bổ sung yêu cầu bắt buộc kê khai thông tin về chủ sở hữu hợp pháp và chủ sở hữu hưởng lợi của công ty mẹ ở nước ngoài.
Khi đăng ký thuế lần đầu, chi nhánh và văn phòng đại diện phải nộp Mẫu BK07-ĐKT xác định cả hai loại chủ sở hữu nêu trên. Chi nhánh, văn phòng đại diện đã được cấp mã số thuế trước ngày 1/7/2026 phải kê khai thông tin tương tự khi thực hiện thay đổi, bổ sung thông tin đăng ký thuế lần tiếp theo.
Hướng dẫn cũng yêu cầu người nộp thuế phải:
Các yêu cầu này giúp công tác quản lý thuế gắn kết chặt chẽ hơn với nỗ lực chung của Việt Nam nhằm tăng cường minh bạch và giám sát phòng, chống rửa tiền.
Cơ quan thuế cấp tỉnh được yêu cầu đối chiếu, xác minh thông tin sở hữu với cơ sở dữ liệu của các cơ quan nhà nước và các nguồn thông tin hợp pháp khác, chuẩn hóa dữ liệu người nộp thuế trong hệ thống quản lý thuế tập trung, và chủ động liên hệ với các chi nhánh, văn phòng đại diện nước ngoài hiện hữu để thu thập thông tin sở hữu còn thiếu.
Bắt đầu từ tháng 7/2026, Cục Thuế sẽ tổ chức giám sát hàng tháng việc nộp Mẫu BK07-ĐKT trên phạm vi toàn quốc. Thông tin đăng ký thuế đang trở thành công cụ quản lý tuân thủ chủ động, thay vì chỉ là một thủ tục kê khai hành chính một lần.
Các công ty nước ngoài hoạt động thông qua chi nhánh hoặc văn phòng đại diện tại Việt Nam nên rà soát hồ sơ đăng ký thuế của mình để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu mới. Cần đặc biệt lưu ý yêu cầu công bố chủ sở hữu hưởng lợi mới (Mẫu BK07-ĐKT), nhất là đối với các đơn vị đã được cấp mã số thuế trước ngày 1/7/2026.
Mặc dù mẫu này chưa bắt buộc phải nộp ngay, nhưng sẽ phải đi kèm với hồ sơ thay đổi, bổ sung thông tin đăng ký thuế lần tiếp theo của đơn vị. Doanh nghiệp nên chủ động xác định và chuẩn bị đầy đủ thông tin về chủ sở hữu hợp pháp và chủ sở hữu hưởng lợi theo yêu cầu, để thuận lợi cho việc cập nhật đăng ký thuế sau này và hạn chế chậm trễ về thủ tục hành chính.
Doanh nghiệp có cơ cấu sở hữu đa quốc gia phức tạp cũng nên phối hợp với trụ sở chính ở nước ngoài để có được thông tin sở hữu chính xác kịp thời trước khi nộp bất kỳ hồ sơ đăng ký hoặc thay đổi thông tin đăng ký thuế nào.
