Việc Việt Nam gia nhập Công ước Apostille La Hay dự kiến có hiệu lực từ ngày 11 tháng 9 năm 2026, thay thế quy trình hợp pháp hóa lãnh sự nhiều bước bằng một con dấu Apostille duy nhất cho các giấy tờ công nước ngoài đủ điều kiện. Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, nhà đầu tư nước ngoài, công ty đa quốc gia và người nước ngoài, thay đổi này dự kiến sẽ giảm thời gian, chi phí và độ phức tạp trong việc thành lập doanh nghiệp, cấp phép đầu tư, xin giấy phép lao động và các thủ tục xuyên biên giới khác. Apostille chỉ xác nhận chữ ký, con dấu hoặc dấu triện trên giấy tờ là thật, không xác minh nội dung. Nó áp dụng cho giấy tờ tư pháp, giấy tờ hành chính (như giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn và giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp) và văn bản công chứng, nhưng loại trừ giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc lãnh sự lập cùng các chứng từ thương mại và hải quan. Tính đến ngày 30 tháng 6 năm 2026, có 130 quốc gia là thành viên Công ước cùng với Việt Nam, tuy nhiên Đức và Áo đã phản đối, nên cơ chế Apostille hiện chưa áp dụng giữa Việt Nam và hai quốc gia này. Trước khi sử dụng Apostille, doanh nghiệp nên xác minh Công ước đã có hiệu lực giữa Việt Nam và quốc gia cấp giấy tờ cụ thể, xác nhận giấy tờ đủ điều kiện, và xác định đúng Cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille. Các công ty xử lý hồ sơ xuyên biên giới nên tính đến giai đoạn chuyển tiếp trong kế hoạch của mình, vì thủ tục ở cả hai phía vẫn đang được điều chỉnh theo hệ thống mới.
Việc Việt Nam gia nhập Công ước Apostille La Hay dự kiến có hiệu lực từ ngày 11 tháng 9 năm 2026, đưa ra quy trình đơn giản hơn để hợp pháp hóa các giấy tờ công nước ngoài đủ điều kiện. Đối với nhà đầu tư nước ngoài, công ty đa quốc gia và người nước ngoài, thay đổi này dự kiến sẽ giảm bớt gánh nặng thủ tục liên quan đến thành lập doanh nghiệp, cấp phép đầu tư, giấy phép lao động và các thủ tục xuyên biên giới khác.
Theo Công ước, các giấy tờ công đủ điều kiện được trao đổi giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên nhìn chung có thể được hợp pháp hóa bằng một con dấu Apostille duy nhất thay vì quy trình hợp pháp hóa lãnh sự nhiều bước như trước. Quy trình đơn giản hóa này chỉ áp dụng khi Công ước đã có hiệu lực giữa Việt Nam và quốc gia liên quan.
Apostille là một chứng nhận được công nhận quốc tế, xác nhận tính xác thực của một giấy tờ công. Thay vì phải xin nhiều loại chứng nhận từ các cơ quan chính phủ, bộ ngoại giao và cơ quan đại diện ngoại giao, doanh nghiệp và cá nhân nhìn chung sẽ có thể sử dụng một con dấu Apostille duy nhất do Cơ quan có thẩm quyền được chỉ định tại quốc gia xuất xứ của giấy tờ cấp.
Apostille không xác minh nội dung của giấy tờ. Nó chỉ xác nhận rằng chữ ký, con dấu hoặc dấu triện trên giấy tờ là thật.
Hiện nay, một giấy tờ nước ngoài dự định sử dụng tại Việt Nam thường phải trải qua nhiều bước: chứng nhận tại nước xuất xứ, hợp pháp hóa bởi các cơ quan liên quan, hợp pháp hóa lãnh sự tại đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Việt Nam, và cuối cùng là dịch thuật cùng các thủ tục tại Việt Nam. Quy trình này thường mất nhiều thời gian, tốn kém và khó điều phối giữa nhiều quốc gia.
Từ tháng 9 năm 2026, các giấy tờ trao đổi giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên Công ước nhìn chung sẽ chỉ cần một con dấu Apostille do cơ quan có thẩm quyền tại quốc gia xuất xứ cấp, thay thế hoàn toàn bước hợp pháp hóa lãnh sự.
Apostille xác nhận ba yếu tố của một giấy tờ công:
Apostille xác nhận nguồn gốc hình thức của giấy tờ, chứ không xác minh tính chính xác, hiệu lực hay giá trị pháp lý của nội dung.
Công ước chỉ áp dụng cho các giấy tờ công, nhìn chung bao gồm:
Các loại giấy tờ bị loại trừ bao gồm giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc lãnh sự lập, và giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan (như hóa đơn thương mại và chứng từ hải quan).
Tính đến ngày 30 tháng 6 năm 2026, có 130 Bên ký kết Công ước Apostille La Hay, trong đó có Việt Nam. Tuy nhiên, Apostille chỉ có thể được sử dụng khi Công ước đã có hiệu lực giữa Việt Nam và quốc gia nơi giấy tờ sẽ được công nhận. Đức và Áo đã phản đối việc Việt Nam gia nhập, do đó cơ chế Apostille hiện chưa áp dụng giữa Việt Nam và hai quốc gia này. Nếu một trong hai nước rút phản đối, cơ chế sẽ áp dụng kể từ ngày đó.
Doanh nghiệp cũng nên xác nhận rằng Apostille được cấp bởi Cơ quan có thẩm quyền được chỉ định tại quốc gia xuất xứ. Hội nghị La Hay về Tư pháp quốc tế (HCCH) duy trì bảng trạng thái chính thức liệt kê các Bên ký kết, các phản đối và Cơ quan có thẩm quyền.
So với quy trình hợp pháp hóa truyền thống, hệ thống Apostille mang lại:
Doanh nghiệp nên kiểm tra các điểm sau trước khi sử dụng Apostille:
Việc Việt Nam gia nhập Công ước Apostille La Hay đánh dấu một bước đơn giản hóa đáng kể trong cách hợp pháp hóa giấy tờ nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam. Khi Công ước có hiệu lực từ ngày 11 tháng 9 năm 2026, các giấy tờ công đủ điều kiện từ các quốc gia thành viên nhìn chung sẽ chỉ cần một con dấu Apostille duy nhất thay vì quy trình hợp pháp hóa lãnh sự nhiều bước như trước. Khả năng áp dụng vẫn phụ thuộc vào việc xác nhận Công ước đã có hiệu lực giữa Việt Nam và quốc gia cụ thể liên quan, giấy tờ đủ điều kiện là giấy tờ công, và Apostille được cấp bởi đúng Cơ quan có thẩm quyền. Doanh nghiệp đang xử lý các thủ tục thành lập công ty, cấp phép đầu tư, giấy phép lao động hoặc các hồ sơ xuyên biên giới khác nên xem xét cách quy trình mới áp dụng cho giấy tờ và quốc gia cụ thể của mình.
