Xác nhận qua Zalo OA có được coi là chứng từ kế toán điện tử để thanh toán thưởng không?
Cục Quản lý, giám sát kế toán, kiểm toán trả lời một doanh nghiệp hỏi về việc dùng xác nhận qua Zalo OA làm chứng từ thanh toán thưởng hỗ trợ cho đại lý cấp 2 thay cho ký giấy. Cơ quan này nêu các quy định của Luật Kế toán 2015: chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu tại khoản 1 Điều 16; chứng từ điện tử phải có các nội dung đó, ở dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa và không bị thay đổi khi truyền (Điều 17); đồng thời phải có chữ ký điện tử hoặc hình thức xác nhận khác bằng phương tiện điện tử theo pháp luật về giao dịch điện tử (khoản 4 Điều 19, sửa đổi năm 2024). Cơ quan này không kết luận trực tiếp về Zalo OA, mà đề nghị công ty tự đối chiếu với quy định và thực tế tại doanh nghiệp để xác định giao dịch trên Zalo OA có phải là chứng từ điện tử hay không.
Bài giải thích của RegHub - New MarketerCập nhật lần cuối:
Dựa trên:141026-24 - Bộ Tài chính
Bài giải thích này do AI tạo và được kiểm tra tự động bằng AI, chưa qua chuyên gia thẩm định. Đây không phải tư vấn pháp lý, thuế hay kế toán và có thể có sai sót. Vui lòng đối chiếu với văn bản chính thức trước khi áp dụng.
Vấn đề được hỏi
Một doanh nghiệp ký biên bản bản cứng với đại lý cấp 2 quy định việc xác nhận số liệu qua Zalo làm căn cứ thanh toán thưởng hỗ trợ đạt doanh số. Doanh nghiệp hỏi xác nhận tương tác trên nền tảng Zalo OA có được coi là ký chứng từ để thanh toán và xác nhận giao nhận các khoản hỗ trợ (kể cả thưởng bằng hàng) thay cho ký giấy hay không.
Nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán (khoản 1 Điều 16 Luật Kế toán 2015)
- Tên và số hiệu chứng từ
- Ngày, tháng, năm lập
- Tên, địa chỉ bên lập chứng từ
- Tên, địa chỉ bên nhận chứng từ
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Số lượng, đơn giá, số tiền bằng số; tổng số tiền dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ
- Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan
Chứng từ điện tử (Điều 17 Luật Kế toán 2015)
- Được coi là chứng từ kế toán khi có đủ nội dung theo Điều 16, thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa và không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng hoặc trên vật mang tin.
- Phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu khi sử dụng, lưu trữ; được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản.
- Khi chứng từ giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán (hoặc ngược lại) thì chứng từ điện tử có giá trị thực hiện nghiệp vụ đó; chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ.
Chữ ký điện tử (khoản 4 Điều 19, sửa đổi năm 2024)
"Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử hoặc các hình thức xác nhận khác bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử."
Ý kiến của Cục Quản lý, giám sát kế toán, kiểm toán
Cục đề nghị công ty căn cứ quy định của pháp luật kế toán và tình hình thực tế tại doanh nghiệp để xác định chứng từ giao dịch trên Zalo OA có phải là chứng từ điện tử hay không. Nếu đáp ứng đủ điều kiện là chứng từ điện tử thì chứng từ đó phải có chữ ký điện tử hoặc hình thức xác nhận khác bằng phương tiện điện tử theo pháp luật về giao dịch điện tử.
Lưu ý
Câu trả lời không khẳng định hay phủ định trực tiếp việc xác nhận qua Zalo OA là chứng từ hợp lệ; việc xác định thuộc về doanh nghiệp.