Hướng dẫn chi phí được trừ thuế TNDN khi nhân viên mua hộ hàng hóa, dịch vụ và thanh toán gộp
Bài giải thích của RegHub - New MarketerCập nhật lần cuối:
Dựa trên:Nghị định 320/2025/NĐ-CP; Thông tư 20/2026/TT-BTC - Bộ Tài chính
Bài giải thích này do AI tạo và được kiểm tra tự động bằng AI, chưa qua chuyên gia thẩm định. Đây không phải tư vấn pháp lý, thuế hay kế toán và có thể có sai sót. Vui lòng đối chiếu với văn bản chính thức trước khi áp dụng.
Bộ Tài chính hướng dẫn rằng khi nhân viên mua hộ hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp với từng hóa đơn riêng lẻ dưới 5 triệu đồng nhưng tổng đề nghị thanh toán vượt 5 triệu đồng, thì điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt được xác định theo từng giao dịch (từng lần mua) chứ không phải theo tổng đề nghị thanh toán gộp. Theo điểm c2 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, nếu nhân viên được doanh nghiệp ủy quyền mua hộ hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên và nhân viên thanh toán bằng dịch vụ không dùng tiền mặt, thì chi phí được tính vào chi phí được trừ nếu có đủ hóa đơn, chứng từ và doanh nghiệp thanh toán lại cho nhân viên bằng chuyển khoản. Trường hợp từng hóa đơn dưới 5 triệu và nhân viên thanh toán bằng tiền mặt, điều kiện chứng từ không dùng tiền mặt không bắt buộc cho từng giao dịch đó. Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế tài chính nội bộ quy định rõ việc ủy quyền cho nhân viên thanh toán, kèm chứng từ không dùng tiền mặt của nhân viên khi mua hàng và của doanh nghiệp khi thanh toán lại cho nhân viên.
Hướng dẫn về chi phí được trừ thuế TNDN - Nhân viên mua hộ hàng hóa, dịch vụ
Nguồn: Trả lời của Bộ Tài chính (Cổng thông tin điện tử), ngày 13/4/2026
Câu hỏi
Nhân viên mua hàng hóa, dịch vụ nhiều lần trong tháng từ các nhà cung cấp khác nhau, mỗi hóa đơn dưới 5 triệu đồng. Cuối tháng gộp thành 1 đề nghị thanh toán tổng cộng trên 5 triệu đồng. Công ty thanh toán tiền mặt cho nhân viên theo đề nghị đó thì chi phí có được trừ không?
Căn cứ pháp lý
- Điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP: Chi phí có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với mua hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 5 triệu đồng trở lên.
- Điểm c2 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP: Trường hợp nhân viên được ủy quyền mua hộ hàng hóa từ 5 triệu đồng trở lên, nhân viên phải thanh toán không dùng tiền mặt; doanh nghiệp thanh toán lại cho nhân viên bằng không dùng tiền mặt; có đủ hóa đơn chứng từ và quy chế ủy quyền nội bộ.
- Điểm c khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC: Hồ sơ gồm hóa đơn chứng từ; quy chế tài chính hoặc quyết định ủy quyền; chứng từ không dùng tiền mặt của nhân viên; chứng từ không dùng tiền mặt của doanh nghiệp thanh toán cho nhân viên.
Kết luận của Bộ Tài chính
Mức 5 triệu đồng được áp dụng theo từng giao dịch (từng lần mua), không cộng gộp các hóa đơn riêng lẻ. Doanh nghiệp cần căn cứ vào từng hóa đơn cụ thể và thực tế phát sinh để đánh giá điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.